1 ¿Qué es la gestión de proyectos?

Aunque no lo notemos, pasamos siempre gestionando proyectos.

La gestión es una de los elementos más críticos en el desarrollo de proyectos. En este caso, una buena gestión de proyecto estará directamente relacionado con el éxito que va a tener el mismo. Indistintamente del proyecto que estemos manejando, la gestión del proyecto siempre estará presente en una menor o mayor medida. Piense cuando usted se levanta en la mañana. ¿Ha notado como por lo menos en esa ocasión usted se detiene a pensar un momento sobre su día? Sacar la basura, dejar a los niños en la escuela, llegar al trabajo, la reunión con un potencial cliente, la visita la tienda de sumistros para compra de materiales, finalizar algunas cotizaciones, las compras en el supermercado, la salida con la pareja... Siempre, directa o indirectamente, pasamos ordenando las actividades que debemos realizar. En ese punto, ya estamos hablando de gestión de proyectos. ¿Ha notado cómo un día de no manejar con cuidado las actividades diarias puede traernos ciertas complicaciones? Alguna discusión con la pareja, llegada tardía a una reunión, cancelación del servicio de telefonía celular por falta de pago, entre muchos otros más. Así como puede suceder en nuestra vida diaria, una mala gestión de un proyecto puede tener graves consecuencias en la realización de proyectos profesionales. Ello siempre va implicar atrasos, multas, pagos de más, mala utilización de los recursos disponibles.

¿Cómo podemos definir la gestión de proyectos?

De acuerdo al Instituto de Gestión de Proyectos (PMI por sus siglas en inglés) se puede definir la gestión de proyectos como la disciplina profesional encargada  del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. En el cumplimiento de dichos objetivos, siempre va a encontrar muchas dificultades, lo cual afectará el cumplimiento de la meta. Dado que no todos los proyectos son iguales, se puede dar por sentado que los procesos de gestión tampoco serán los mismos, lo cual hace de está una disciplina dinámica. Con ello, para garantizar el éxito de cada proyecto, se necesitará del desarrollo de habilidades técnicas, un conocimiento a fondo del área del proyecto y la ejecución precisa de diversas estrategias de gestión. 

A continuación se muestra un diagrama general del proceso común de desarollo de proyectos. 

Figura 1. Proceso de la gestión de proyectos. Fuente: Wikicommons

Como se puede ver, este esquema generalizado de proyectos presenta distintas etapas, que están enlazadas de forma no secuencial y en la mayoría de ocasiones son iterativas. Estos son los procesos que describe cada uno de los recuadros:

• Inicio del proyecto: Es la etapa crucial del proyecto. Desde el punto de la administración del proyecto, un buen inicio tendrá un valor importante para garantizar el estado del proyecto. En esta etapa, se deben definir los alcances y objetivos a los que se espera llegar. Además es el momento de realizar la toma de requerimientos del proyecto, de suma importancia para la formulación del mismo.
• Planeamiento y diseño: Esta es la etapa en la que el presente módulo pretende dar una guía práctica. Aquí se utilizan diversas herramientas para proponer el plan de ejecución del  proyecto de inicio a fin. En esta etapa es donde se realiza una estimación de los recursos tanto humanos, económicos, de infraestructura y de tiempo; que serán vitales para cumplir con lo planteado en la fase anterior. Más adelante en esta sección se aborará diferentes aspectos a considerar en el planeamiento.
• Ejecución: Es la etapa de desarrollo de proyecto. En esta etapa se siguen los lineamientos 
• Control y seguimiento: Este es el período crítico de todo proyecto y la clave fundamental del desarrollo de los mismos. Para ello, se requiere rigurosidad  en el control y la elaboración de las diferentes etapas del proyecto.
• Cierre del proyecto: Es la etapa final del proyecto, con ello se obtienen los insumos necesarios para poder realizar una realimentación del proyecto y buscar mejorar los distintos fallos para futuros proyectos.