1.2 Procesos de la administración del proyecto

El proceso de administrar un proyecto requiere la creación de un plan de trabajo y seguir dicho plan cuidadosamente, con el propósito de alcanzar el objetivo establecido. Es importante esforzarse por desarrollar un plan línea base, que permita establecer las actividades a realizar, las personas responsables y los recursos asignados. Según Guido & Clements, el esfuerzo de la planeación incluye los siguientes pasos:

• Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el cliente y la persona a cargo del proyecto.
• Dividir y subdividir el alcance del proyecto en paquetes de trabajo. Es mucho más sencillo darle seguimiento al avance del proyecto si se tiene un desglose de los entregables. Existen varias técnicas para lograr la división del proyecto en partes. Una de ellas es la Estructura de División del Trabajo (EDT), la cual es “una descomposición jerárquica orientada al entregable relativo al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto” (PMBOK, 2008). La EDT define los esfuerzos necesarios y se asignan responsabilidades. La EDT es un elemento clave en los demás procesos del proyecto, porque es la base para el control de costos, la asignación de recursos, el cronograma y el análisis de riesgos del proyecto.

Figura 1. Ejemplo de Estructura de División del Trabajo (EDT)

• Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
• Hacer un estimado de costos para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad.
• Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de las actividades, o a las asignaciones de recursos hasta que se pueda establecer un plan de línea base alcanzable.